Pemeliharaan Arsip

Oleh : Leni Haryanti

Pemeliharaan arsip bukan hanya sekedar memelihara fisik arsip, tapi sekaligus memelihara dan menjaga informasi yang terkandung di dalam arsip tersebut. Pemeliharaan arsip juga dapat berarti memeiharan, merawat, menjaga arsip dari kerusakan sehingga arsip dapat bertahan lama dan masih dapat digunakan untuk generasi masa datang.
Arsip memiliki nilai yang sangat berharga dan sangat penting bagi kehidupan berorganisasi atupun bernegara, maka dari itu pemeliharaan arsip mutlak dilakukan. Jika tidak terjadi pemeliharaan arsip bisa saja akan kehilangan informasi yang sangat berharga.

Karena arsip merupakan bahan pertanggungjawaban nasional, maka arsip-arsip harus mendapat perlindungan dan pengamanan dari berbagai macam ancaman terhadap arsip, seperti kerusakan, kehilangan, pemalsuan, bahkan dari ancaman spionase.

Terdapat dua aspek penting dalam pemeliharaan dan pengamanan arsip, yaitu Pemeliharaan dan pengamanan arsip dari faktor yang merusak fisik arsip tersebut. Juga Pemeliharaan dan pengamanan bahan arsip dari lingkungan penyimpanan arsip.

Pemeliharaan Arsip Dari Faktor Perusak

Kebanyakan atau dapat dikatakan seluruh fisik arsip terbuat dari kertas. Seperti yang kita ketahui bahwa bahan utama kertas adalah bubur kayu yang rentan dimakan oleh rayap, sehingga mengakibatkan arsip rusak dan penuh dengan lubang.

Oleh karena itu pemeliharaan dan pengamanan bahan arsip harus dilakukan mengingat kertas sangat rentan terhadap berbagai macam faktor kerusakan.

Penyeabab kersakan arsip:

      1. Faktor biologis

Faktor biologis adalah faktor perusak arsip yang dilakukan oleh jamur atau serangga, yaitu:

   - Jamur

• Penyebab tumbuhnya jamur adalah bakteri
• Jamur tumbuh di tempat yang lembab dan gelap
• Kertas menjadi cokelat, kuning dan berbintik
• Perekat kertas menjadi rusak
• Kertas menjadi lengket antara satu dengan lainnya

   - Serangga

• Serangga sering ditemukan pada tempat yang gelap
• Membuat sarang pada tumpukan arsip
• Merusak jilid dan buku
• Merusak kertas, foto dan label
• Jenis serangga seperti rayap, ngengat

      2. Faktor Fisik

• Cahaya
• Panas
• Air

      3. Faktor Kimiawi

• Zat kimia yang ada didalam ruang penyimpanan arsip dan arsip itu sendiri juga dapat menyebabkan rusaknya arsip. Contohnya CO2 (karbon dioksida) dan CO (karbon monoksida).
• Kertas yang baik adalah kertas yang memiliki keasaman (ph) 7, semakin rendah ph semakin banyak asamnya sehingga kertas akan cepat rusak.

      4. Faktor Bencana

Bencana alam yang sering terjadi seperti gempa bumi, banjir bandang, gunung meletus, dan tsunami. ada pula bencana yang diakibatkan ulah manusia yaitu, kebakaran, kerusuhan, peledakan, perang dan lain sebagainya.

Pemeliharaan Lingkungan Penyimpanan Arsip 

Cata pemeliharaannya:

1. Memencarkan salinan arsip, kegunaanya adalah jika salah satu tempat penyimpanan terkena musibah, maka arsip yang disimpan ditempat lain cendrung aman. 
2. Membuat duplikasi sebagai bahan rujukan,
3. Menyimpan pada ruangan khusus, Misalnya dengan menyimpan di brankas dengan menggunakan kode tertentu untuk membuka pintunya.
4. Membangun ruang/gedung, dalam membangun ruangan/gedung arsip hendaknya memperhatikan aspek-aspek yang menyebabkan rusaknya arsip. Misalnya kelembaban udara, menyiapkan alat pemadam kebakaran, menyimpan arsip ditempat yang lebih tinggi untuk menghindari dari banjir.
5. Melakuka Fumigasi, fumigasi adalah usaha yang dilakukan untuk memelihara arsip dari berbagai kerusakan, khususnya yang bersifat kimia dan biologis, dengan menyemprotkan obat pembasmi hama.
6. Melakukan deasidifikasi, deasidifikasi adalah cara untuk menetralkan asam yang sedang merusak kertas dengan memberi bahan penahan (buffer) untuk melindungi kertas dari pengaruh asam yang berasal dari luar.
7. Memberikan pengetahuan kepada petugas arsip
8. Memasang detektor
9. Pengecekan arsip secara priodik
10. Menjaga keamanan sepanjang waktu.

Tujuan pemeliharaan dan pengamanan arsip adalah:

1. Mencegah kerusakan arsip secara efektif dan efisien
2. Mempermudah koordinasi dalam pelaksanaan tugas
3. Memperkecil gangguan terhadap organisasi
4. Mencegah terjadinya bencana
5. Mencegah kerugian bagi karyawan dan masyarakat
6. Melindungi hak milik organisasi/masyarakat

Penghancur Kertas Ramah Lingkungan

Oleh :

Yusri Tyasanitawati, S.Pd

Siswa kelas X APk-3 melakukan praktek memusnahkan arsip ramah lingkungan dengan menggunakan mesin penghancur dokumen

Dokumen yang ingin dihancurkan dimasukkan ke dalam mesin, dan mesin akan menghancurkan secara otomatis dokumen tersebut.

Kapasitas dokumen yang dapat masuk adalah  +  6 lembar (80 gr).

“Untuk menghemat ruang, tumpukan dokumen yang sudah tidak digunakan dalam bentuk kertas bisa dimusnahkan dengan mesin penghancur dokumen.

Dengan menggunakan mesin penghancur dokumen ini lebih ramah lingkungan di bandingkan dengan melakukan pemusnahan dokumen dengan cara di bakar yang bisa menimbulkan polusi udara.

Manfaat membuat Surat Edaran Umum

Oleh Sri Muryantiwi

Halo sobat yang setia mengunjungi blog ini, tetap seperti biasa kami masih setia memberikan tips atau cara membuat berbagai macam jenis surat. Nah pada kesempatan kali ini kami akan mencoba membagi cara membuat surat edaran umum yang mungkin diantara kalian belum memahami fungsi atau cara membuatnya.

Ya surat edaran umum tentunya tidak asing lagi bagi sahabat tapi tidak menutup kemungkinan juga masih ada yang terdengar asing. Nah bagi yang sudah mengetahui jenis surat edaran ini mungkin sudah pernah membacanya. Di artikel pada kesempatan kali kami akan mencoba memberikan contoh surat edaran ini.

Namun sebelum kami memberikan contohnya sedikit kami jelaskan kembali apa itu surat edarana?. Ya surat edaran adalah surat pemberitahuan resmi yang akan diedarkan secara media tertulis. Surat edar tentunya berisi pemberitahuan tentang suatu hal atau ketentuan yang perlu ditaati.

Banyak sekali contoh surat edaran umum ini, seperti surat edaran dari pemerintahan misalnya surat edaran tentang hari raya nashional, surat edaran untuk melakukan sensus, pemilu dan hal penting lainnya. Selain itu ada juga surat edaran dari Instansi perusaahan. Misalnya surat edaran untuk seluruh karyawan, surat edaran rector ke seluruh dosal, kepala sekolah ke guru-guru dan lain sebagainya.

Melihat dari fungsinya sebenarnya kalian sudah bisa memahami fungsi dari surat edaran ini. Untuk lebih jelasnya kembali bahas pada artikel ini. Fungsi dari surat edaran ini adalah untuk memberitahukan berbagai informasi penting atau pemberitahuan yang sifatnya tidak rahasia dan ditujukan kepada orang lain.

PELAKSANAAN TABLE MANNER MELALUI KEMITRAAN PRODI TATA BOGA SMK NEGERI 2 TUBAN

Oleh Ninis Mei Listiani

Di dalam ilmu administrasi perkantoran ada istilah Table Manner,Apa yang di maksud Table Manner itu? Mungkin di sini ada yang bisa menjelaskan Pengertian Table Manner,Pasti hanya anak APK yang tahu hehhehe, Tapi meskipun bukan anak APK apbila kalian membaca artikel ini akan mengetahui pengertiannya.Langsung saja  saya akan menjelaskan apa sih table manner itu, dan bagaimana cara melakukan table manner.

TABLE MANNER

Table Manner dilakukan diruang Wulandari Hall. Dimana di ruangan tersebut telah disiapkan sejumlah meja untuk mempratekkan jamuan bisnis. Meja tersebut ditata sedemikian rupa dengan tatanan :

1.      Napkin atau serbet makan,berfungsi sebagai penyeka bibir untuk membersihkan sisa makanan yang ada di bibir. napkin atau serbet makan tidak boleh digunakan seperti saputangan,cara menggunakannya :

a.      Ambil Napkin dari meja.

b.      Buka lipatan napkin tempelkan telunjuk pada sudut kanan atas napkin.

c.       Lalu, dorong telunjuk kedalam setelah itu putar ke atas dan napkin pun bisa digunakan unmenyeka bibir.

d.      Apabila napkin sudah digunakan letakkan napkin diatas pangkuan.dibawah pusar sekitar 2 jari.

e.       Apabila anda meninggalkan tempat duduk untuk sementara letakkan napkin di sandaran kursi.

2.      Bread and Butter plate, berfungsi untuk meletakkan roti dan mentega.

3.      Butter Spreader, berfungsi untuk mengoleskan mentega ke roti.

4.      Dinner Fork, adalah sebuah garpu yang digunakan pada saat menikmati hidangan 
   pencuci mulut.

5.      Dinner Fork,yaitu sebuah garpu yang digunakan untuk menikmati hidangan main course.

6.      Dinner Knife,yaitu merupakan pisau yang digunakan untuk memotong hidangan main course.

7.      Soup Spoon,yaitu sendok yang digunakan untuk menikmati hidangan soup.

8.      Dessert Knife,yaitu berfungsi untuk memotong hidangan pencuci mulut.

9.      Dessert Fork,berfungsi untuk menahan makanan pencuci mulut.

10.  Dessert Spoon, digunakan untuk menikmati hidangan pencuci mulut.

11.  Water Goblet, adalah sebuah gelas yang digunakan untuk minuman-minuman tidak beralkohol.

12.  Coffee Cup, digunakan untuk tempat kopi/teh.

13.  Salt and Pepper Shaker, berfungsi sebagai bumbu pelengkap.

14.  Sugar Bowl, berfungsi sebagai tempat gula.

Teknik Tata Meja (Table Setup)

Merupakan persiapan awal suatu Restoran dari segi penjualan maupun segi penyajian hidangannya. Penataaan meja tamu beserta perlengkapannya mengacu pada menu yang akan dijual. Untuk itulah diperlukan prosedur dan teknik sebagaimana dijelaskan berikut ini :

Jenis Tata Meja :

1.      Pelaksanaan tata meja secara umum dilaksanakan berdasarkan kebutuhannya.

2.      Berdasarkan waktu makan, tata meja disesuaikan dengan waktu makan yaitu : Breakfast Setup,Lunch Setup, Dinner Setup.

3.      Berdasarkan asal hidangan, tata meja.

4.      disesuaikan dengan negara asal makan yang dijual. Diantaranya Indonesia Food Setup dan Western Food Setup.

Etika Makan Dalam Menghadiri Undangan Jamuan Makan.

Saat kita menerima undangan sebaiknya kita memperhatikan siapa saja yang akan diundang hadir pada jamuan makan yang diselenggarakan. Sehingga kita bis menyesuaikan busana yang akan digunakan. Selain itu, dalam mengikuti jamuan makan ada etika dalam melaksanakannya yaitu:

1.      Penyesuaian Duduk

a.       Posisi kursi
Kursi diatur sedemikian rupa sehingga tidak terlalu jauh maupun terlalu dekat dengan sisi meja sehingga dapat mudah menyesuaikan posisi berikutnya.

b.      Posisi Tubuh
Diusahakan tetap tegak menghadap ke depan guna menghindari membungkuk pada waktu makan. Selain itu dapat sekaligus membantu makanan yang masuk mengalir lancar ke perut karena usus tidak terlipat. Posisi tubuh setidaknya berjarak 10-15 cm.

c.       Posisi Kaki
Kaki diletakkan lurus dengan kedua kaki sejajar dan tidak boleh dilipat.

d.      Posisi Tangan
Siku tangan diusahakan tidak berada di ataas meja, melainkan cukup lebihkan sedikit dari pergelangan tangan.

Etika Berbicara

Berbicara antara satu dengan yang lain sesama undangan harus saling menyapa agar tidak menimbulkan kesan sombong. Dalam menjalani jamuan makanan di haruskan mulai dan selesai makan secara bersama-sama. Hal-hal yang sebaiknya yang harus dihindari dalam melakukan jamuan  

1.      Terdapat makanan dalam mulut.

2.      Tidak melalukan gerak tangan yang berlebihan saat memegang alat makan.

3.      Melihat atau menunjuk seseorang atau meja lain (agar tidak terjadi salah faham).

4.      Memotong pembicaraan orang lain (tunggu pembicaraan orang tersebut selesai dan minta maaf dahulu untuk menggangu sebentar)

5.      Menguasai pembicaraan (beri kesempatan untuk orang lain bicara)

6.      Suara yang terlalu keras dan terlalu lemah.

7.      Sikap bicara yang berlebihan.

Hidangan Yang Disajikan Dalam Jamuan Makan

1)      Appetizer

Merupakan makanan pembuka yang bertujuan untuk menimbaulkan selera makan karena porsinya kecil

2)      Soup 
Sebagai makanan hangat penyela yang mengandung makanan.

3)      Main Course 
Sebagai makanan utama jamuan makan.

4)      Dessert 
Sebagai makanan penutup yang biasanya berupa buah-buahan, ice cream, hingga puding. Adapan jika disajikan Cofeea dan Tea, sebagai minuman degresif.

5)      Beverage 
Adalah minuman atau campuran minuman yang dapat dikonsumsi, yang memiliki sifat penhilang rasa haus (thirst-quenching), menyegarkan (refreshing), menstimulasi (stimulating), serta menyehatkan (nourishing).

Urutan penyajian :

1.                  Roti.

Disajikan pertama kali sebelum makanan lainnya. Roti biasanya di makan sebagai pengisi waktu untuk menunggu makanan lain datang atau dapat juga di makan bersama-sama dengan makanan pembuka atau soup. 

Langkah-langkah dalam memakan roti :

a. Pegang Roti dengan menggunakan tangan kiri.

b. Potonglah roti dengan membelah bagian samping.
c. Ambillah Butter Spreader dan olesi  Butter.
d. Oleskan mentega tersebut pada roti melalui bagian yang terbelah.
e. Letakkan kembali pengoles mentega di tempat semula. Jangan sampai Butter Spreader masuk ke mulut(dijilati)

f. Kemudian, potonglah roti sesuai dengan keinginan usahakan jangan terlalu besar.
g. Pindahkan roti yang sudah di oles tadi ke tangan dan langsung di makan.

2.                  Appetizer
Yang dihidan gkan dalam jamuan makan adalah Hawallian Chicken Fruit salad. 

Cara makannya :

a.      Dengan menggunakan dessert knife dan dessert fork.

b.      Posisi dessert knife disebelah kanan sedangkan dessert fork di sebelah kiri.

c.       Dessert fork di gunakan untuk menyanggah makanan, dan dessert knife di gunakan untuk memotong makanan tersebut. 

d.      Setelah semuanya selesai  letakkan kembali dessert knife dan dessert fork pada posisi searah jam 05.00.

3.      Soup


Soup yang disajikan dalam jamuan makanan adalah Sweet Corn Cream Soup. Soup di hidangkan dengan di letakkan dalam mangkuk “bertelinga dua” dan disajikan dengan kondisi panas.

Cara makannya :

a.       Untuk mendinginkan soup yang masih panas, caranya soup di aduk perlahan dengan sendok soup yang tersedia.

b.      Cara mengaduk soup yaitu di arahkan dari dalam ke atas.

c.       Jangan makan dengan cara di sedot. Apalagi menimbulkan suara. Sendok soup di letakkan disamping mulut kemudian makan dengan caara diminum secara perlahan.

d.      Apalagi soup tinggal sedikit, dianjurkan menyendok sambil memiringkan dulu mangkuk soup di meja dengan tangan kiri memegan salah satu telinga mangkuk, hal tersebut bertujuan untuk memudahkan soup untuk di sendok disamping menghindari tumpah ke pakaian.

e.       Setelah selesai sendok soup (spoon soup) diletakkan di bawah telinga mangkuk.

4.      Main Course
Main Course yang di sajikan adalah Fried Snapper Butter Lemon Sauce Served With Sauteded Butter Cream Pottatoes and Buter Spinach.
Cara makannya :

a.       Tangan kanan memegang dinner knife dan tangan kiri memegang dinner fork. 

b.      Memotong steak dimulai dari sebelah kiri bagian luar.

c.       Tancapkan dinner fork ke bagian steak yang akan di makan, lalu di potong dengan menggunakan dinner knife dengan menggunakan ujung pisau yang di arahkan perlahan daari atas ke bawah. Ukuran steak yang di potong haruslah sekali suap.

d.      Kemudian di makan.

e.       Sisa makanan di dorong ke atas piring.

f.       Lettakkan dinner knife daan dinner fork di atas piring dengan tidak di tengkurapkan dan searah dengan jarum jam 05.00.

5.      Desser

Dessert yang di sajikan adalah Crepes Paradise Grand Marnier Sauce .
Cara makannya : 

a.      Tangan kanan memegang Dessert Spoon yang terletak di depan piring Dessert .

b.      Sebaiknya memakanDessert di mulai dari bagian luar.

c.       Makan Dessert dengan cara perlahan, jangan sampai menimbulkan bunyi pada piring.

d.      Setelah makan lettakkan Dessert Spoon di atas piring dengan keadaan tidak boleh tengkurap dan searah dengan jarum jam 05.00.

6.      Beverage 

Beverage merupakan minuman penutup dari segala menu makanan yang selesai di makan, biasanya menu dalam Beverage adalah “Tea dan Coffe”. 
Cara minum :

a.      Pramusaji akan menghampiri setiap meja makan dan menanyakan apakah menginginkan Tea atau Coffe.

b.      Pramusaji menuangkan minuman yang diinginkan.

c.       Beri gula pada minuman yang disajikan seperti Creamer untuk Coffee dan Lemon untuk Tea.

d.      Aduk minuman dengan perlahan.

e.       Minum Tea atau Coffe dengan menggunakan Tea Spoon.

f.       Jangan meniup Tea atau Cofee, sebaiknya di aduk dengan cara dari dalam keluar agar minuman tidak tumpah.

g.      Setelah selesai letakkan Tea Spoon diatas Cup dan Soucer.

Itu tadi pengertian Table Manner secara detail yang saya bisa share kepada kalian semoga bisa membantu teman-teman semua dan saya berterimakasih karena sudah mengunjungi blog yang sederhana ini apabila ada kekurangan kalian bisa tinggalkan jejak di kolom komentar yang tertera di bawah ini.