Oleh: Shela Meillinda Hanum, S.Pd
A. Penanganan dokumen administrasi kepegawaian dapat
dilakukan sebagai berikut :
1. Menghimpun : Menghimpun
merupakan kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala keterangan untuk
keperluan tertentu yang tadinya masih belum di klasifikasikan penghimpunannya.
2. Mencatat : mencatat
merupakan kegiatan membubuhkan berbagai keterangan tertulis pada dokumen yang
masih dianggap penting agar tulisan dapat dibaca, dikirim, dan disimpan.
3. Mengolah
: mengolah adalah macam-macam
kegiatan dengan mengerjakan keterangan dengan maksud menyajikan maksud yang
lebih bermanfaat.
4. Menggandakan
: menggandakan merupakan kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara
tertentu sebanyak jumlah tertentu yang diinginkan.
5. Mengirim
: kegiatan menyampaikan dokumen ke pihak lain dengan menggunakan alat dan
perantara.
6. Menyimpan
: kegiatan menyimpan data dan dokumen tertentu di tempat tertentu dengan
tujuan agar dokumen dapat terjaga semaksimal mungkin, dan bisa digunakan suatu
saat jika diperlukan.
B. Pemeliharaan Dokumen Administrasi Kepegawaian
a. Data Fisik
Penyimpanan dokumen berupa
fisik maksudnya adalah penyimpanan dokumen atau file berupa kertas, surat,
gambar, patung dan lain-lain. Penyimpanan dokumen fisik ini biasanya disebut
arsip, yaitu menyimpan secara langsung dokumen ditempat yang telah ditentukan
dan diberi label tertentu.
b. Data
Digital
Penyimpanan dokumen berupa
data digital merupakan penyimpanan dokumen atau file berupa data computer atau
hasil scanning dari file data fisik.
C. Kelebihan Sistem Data Digital sebagai Bentuk Keperdulian
Terhadap Lingkungan
1. Sistem data digital memberikan kemudahan
dalam proses penyimpanan, pencarian kembali dan penyajian informasi yang
dibutuhkan. Kemudahan dari sistem data digital disebabkan karena sebagian
proses pengolahan data dapat dilakukan oleh sistem komputer yang akan dibangun.
2. Ruang tempat penyimpanan data digital tidak
membutuhkan banyak tempat, karena data digital dapat disimpan pada hardisk,
Removeable, dan dalam bentuk Compact Disk. Berbeda dengan data konvensional
semakin ditambah datanya maka akan memerlukan banyak tempat penyimpanan.
3. Data digital mudah dilakukan back-up file,
karena back-up file dapat dilakukan setiap saat sesuai kebutuhan. Bila terjadi
kerusakan data maka data pada back-up yang masih tersimpan dapat dipergunakan
kembali. Jika pada data konvensional jika dilakukan back-up data akan berakibat
penambahan ruang tempat penyimpanan data.
4. Data digital juga mudah untuk dilakukan
manajemen dan pengelolaan. Pada penelitin ini pengelolaan data digital
mempergunakan manajemen folder. Pada proses manejemen data digital sebagian
proses dilakukan oleh sistem yang akan dibangun.
5. Memberikan kemudahan akses terhadap data
digital, penggunaan yang fleksible dan kemudahan distribusi data digital jika
diperlukan. Dengan adanya berbagai kemudahan dari pengelolaan data digital
tersebut perlu diperhatikan masalah hak cipta dan hak kepemilikan materi
digital. Setiap materi digital yang menjadi bagian dari distribusi elektronik
bersifat rentan terhadap pengkopian dan pendistribusian oleh orang-orang yang
tidak bertanggung jawab terhadap penggunaan data digital. Perlindungan hak
cipta dan sebagai autentikasi data digital dengan mempergunakan teknik hidden
message (steganografi). Steganografi adalah suatu teknik yang mengijinkan para
pengguna untuk menyembunyikan suatu pesan didalam pesan yang lain secara kasat
mata tidak merubah bentuk data digitalnya. Dengan steganografi dimungkinkan
untuk menyembunyikan informasi hak cipta seperti identitas seorang pengarang,
tanggal ciptaan, dan lainlain. Steganografi adalah suatu cara
menyisipkan/menyembunyikan informasi kedalam berbagai macam variasi jenis
dokumen seperti: gambar, audio , video, text atau file biner.
D. Peraturan Cara Penanganan Pemeliharaan Dokumen
Administrasi Kepegawaian yang Tepat dan Perduli terhadap Lingkungan
1. Biasakan menyimpan
dokumen mengenai kepegawaian dalam tempat khusus.
2. Aturlah letak penyimpanan
dokumen sesuai kronologis tanggal tahun atau sesuai masalahnya.
3. Jangan gunakan dokumen ada ditempat aman.
4. Pastikan dokumen ada ditempat aman.
5. Jauhkan dari air, minyak
dan panas matahari.
6. Taburkan kamper atau beri
butir penyerap air (slice gel) dalam rak/lemari.
7. Bolak balikkan dokumen
setiap 3 bulan sekali diruang terbuka agar tidak lembab/lengket.
8. Hindari sesering mungkin
mengfotocopy dokumen karna memperpendek umur dokumen
9. Bila terpaksa mengambil
dokumen anda untuk keperluan tertentu, pastikan memberi penanda ditempatnya.
10. Dokumen dibuat dalam
bentuk digital agar salinannya juga aman dengan menggunakan scanner.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar